Você sabe qual a diferença de dados e informações?

Peter Drucker, considerado o “pai” da Administração moderna, define a administração da seguinte forma: “É um processo operacional composto por funções como planejamento, organização, direção e controle. O planejamento não diz respeito às decisões futuras, mas às implicações futuras de decisões presentes”.

Um dos principais pontos em que Drucker toca para definir administração é no planejamento, e planejamento só é efetivo quando se tem conhecimento empregado na resolução de problemas que possam aparecer durante os processos, e essas resoluções precisam de base em informações e dados, mas o que são dados e informações?

Dados em tese são imagens fracionadas da realidade, e quando olhados de forma individual ou fora de contexto, esses dados pouco dizem de concreto. No entanto, um conjunto de dados gera uma informação, e a informação, por sua vez, são dados ordenados e organizados de modo a transmitir uma mensagem concisa e clara a respeito de algum fato ou contexto. A partir dessa compreensão cabe ao gestor analisar informações e decidir qual é o melhor curso de ação.

A arquivologia entra com muita ênfase no tratamento dos dados, considerando que um dos princípios da arquivologia é a organicidade e, por organicidade entende-se que os departamentos de cada instituição estão ligados uns aos outros de forma orgânica e os documentos, por sua vez, devem representar essa realidade. Desta forma, através dos dados (representados pelos documentos individuais), compreende-se a estrutura da instituição.

Aplicando os princípios arquivísticos, se faz possível essa organização e ordenação dos dados e isso possibilita que a informação não apresente gaps (espaços entre expectativa e realidade), quando o gestor se baseia em um número limitado ou até mesmo em dados erráticos, as consequências podem ser nocivas, tome por exemplo o caso da Motorola, empresa que hoje pertence a Lenovo Group ltd (Lenovo).

No início da década de 90, a Motorola liderava o mercado de aparelhos telefônicos sem fio. No final dessa década, a empresa estava passando por uma diminuição na demanda e aumento na concorrência justamente no mercado de aparelhos sem fio. No entanto, a Motorola não estava muito interessada em pesquisas de mercado. Os lojistas, de acordo com as fontes da indústria, estavam aumentando a quantidade de produtos em seus pedidos, entretanto estavam fazendo isso defensivamente, afinal, nas duas últimas temporadas de férias, dois dos principais distribuidores não conseguiram atender a sua demanda de vendas por falha no sistema de produção da Motorola.

Acreditando que se aumentassem os pedidos, teriam uma quantidade desejável de produtos. Quando a temporada de férias chegou, os lojistas se assustaram, pois a Motorola estava escoando tudo o que foi pedido, a falta de indicadores não permitiu aos gestores perceber que os pedidos não eram condizentes com a realidade do mercado, a Motorola com um novo projeto de qualidade total estava conseguindo entregar tudo, a falta de dados não permitiu uma informação assertiva, que por sua vez gerou uma estratégia falha.

Em consequência disso, a Motorola passou a ter um gasto excessivo com estoque, e para uma boa gestão não é agradável que haja um excesso de estoque, pois o estoque gera custos de manutenção (cuidado com o produto) e armazenamento (cuidado com espaço para guardar o produto). O sistema de qualidade total (conhecimento) não se aplicou à situação, pois o principal problema do momento não era distribuição e sim uma percepção errônea da demanda, fazendo com que as ações da empresa chegassem a cair até 10%. Fez muita falta à Motorola alguém com conhecimento em ciência da informação.

A situação não difere no setor de bebidas brasileiro, pois fatores como a sazonalidade a deterioração e até mesmo mudanças na demanda do consumidor influenciam nas estratégias a serem tomadas dentro desse segmento, por possuírem data de validade, os produtos do ramo de bebidas necessitam de uma gestão eficiente, para evitar desperdícios e cortar custos. Com um estoque e indicadores bem organizados, é possível otimizar espaços e se atentar para possíveis gargalos de distribuição e de produção.

Quando o assunto é cortar custos, os dados, informações e o conhecimento desenvolvidos a partir destes permitem que o sistema logístico da instituição não onere de forma exacerbada o processo produtivo da empresa.

A área de arquivo é de extrema importância para a boa gestão, pois unida à área de TI, auxilia os gestores com os melhores indicativos, auxiliando-os nos seus deveres e compromissos junto à administração, sem falar na preservação da história e cultura da instituição, mas isso fica para outra conversa.

Fonte: Área de Arquivo e Ciência da Informação da Afrebras.